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Digitale Archivierung

Die Lösung für Ihre „Altablage“ ist die digitale Archivierung, denn sie ist wesentlich besser geeignet, Ihre Dokumente und Informationen zu verwalten, als dieses herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Bei der digitalen Archivierung werden Ihre Papierdokumente optisch eingescannt und auf DVD archiviert.

Zur digitalen Archivierung eignen sich u.a.

  • Personalakten
  • Patientenakten
  • Behördliche Unterlagen
  • Ausgangs- und Eingangsrechnungen
  • Kassenbelege
  • Lieferscheine.

Auch hier erwartet Sie bei der GOB ein Full-Service. Wir holen Ihre Dokumente bei Ihnen mit eigenen Fahrzeugen ab und transportieren sie in Spezialbehältern. Über unsere Hoch-leistungsscanner werden die Papiere eingelesen und kont-rolliert. Jedes Dokument wird mit einem einmaligen Begriff (z.B. Personal- oder Belegnummer) indiziert; diese Such-kriterien legen Sie vorher fest.

Nach der Archivierung vernichten wir die Geschäftsunterlagen nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes, indem wir die archivierten Schriftstücke in einer Feinzerreißanlage zerkleinern, verwirbeln und pressen.

Wir stellen Ihnen die digitalen Archive auf Ihrem PC abruf-bereit und jederzeit ausdruckbar zur Verfügung. Auf Wunsch lagern wir auch eine Kopie der digital archivierten Dokumente bei uns ein, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre Unterlagen jederzeit für Sie rekonstruierbar sind.

Über unsere Dokumenten- und Buchscanner haben Sie die Möglichkeit, Ihre Archivalien in höchster Qualität einzu-scannen, ohne sie einer zerstörerischen UV-Strahlung auszusetzen. Durch unsere fortschrittliche Technik und die ausgefeilte Software können wir problemlos Ihre Farb- und Schwarz-Weiß-Dias sowie Ihre Fotonegative einscannen und bearbeiten.

Durch die digitale Ablage entfallen einmalige und fort-laufende Kosten für Löhne, Räume, Regale oder Ordner. Eine DVD kann das Volumen von 155 Ordnern oder 9,3 Regal-Metern aufnehmen. Die digitale Archivierung ist damit wesentlich kostengünstiger als die herkömmliche „Altablage“, da auch die Recherchekosten sinken.

Die Verfügbarkeit und Qualität Ihrer geschäftsprozess-relevanten Informationen wird erheblich gesteigert.

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